AcadeMedias intranät öppet för alla

Den 12 april 2016 öppnade AcadeMedia som första svenska företag sitt intranät för alla, tidigare hade bara medarbetare i koncernen tillgång till det. Vem som helst har sedan dess kunnat läsa våra policyer, ta del av våra metoder och använda våra mallar. Medarbetarwebben, som den kallas, har blivit en stor succé.

– Vårt tidigare stängda intranät hade få besökare, det var svårt att hålla uppdaterat och vi tyckte själva det var tråkigt. Tanken var att alla, oavsett om man jobbade här är eller inte, på ett enkelt sätt skulle kunna ta del av den stora erfarenhet och kunskap som finns i vår organisation, säger Paula Hammerskog som då var kommunikationsdirektör på AcadeMedia och därmed ytterst ansvarig för webben.

– Genom att öppna intranätet satte vi hög press på oss själva, kommer hela världen åt materialet måste det hållas uppdaterat, det måste vara bra presenterat och det måste vara både intressant och relevant.

Öppna intranät är fortfarande mycket ovanliga i det privata näringslivet. AcadeMedia lägger cirka 85 procent av materialet på medarbetarwebben helt öppet. Vissa saker kan inte ligga publikt, exempel på det är inloggningsuppgifter till system och möjlighet att göra beställningar i AcadeMedias namn. 

– Vi vet att vår öppna medarbetarwebb är till stor nytta inte bara för våra medarbetare som numera enkelt googlar fram det de behöver, utan också för våra konkurrenter och många kommuner. Det är fantastiskt roligt att kunna bidra med det vi kan, säger Paula Hammerskog, idag trygghetsdirektör och hållbarhetsansvarig på AcadeMedia.

Så här såg nyheten som publicerades på lanseringsdagen ut:

AcadeMedia öppnar sitt intranät för alla

Nu lanseras AcadeMedias öppna intranät. Utbildningskoncernens stängda intranät har bytts ut mot en öppen medarbetarwebb. Arbetet med den nya webben startade i höstas och nu kan vem som helst gå in och ta del av innehållet som tidigare låg bakom lösenordsskydd.

– Vi vill vara tillgängliga och transparenta, vi är dessutom så stora att vi under åren byggt upp en stor erfarenhetsbank som vi tror att många inom skolans värld kan ha nytta av, säger Paula Hammerskog, kommunikationsdirektör på AcadeMedia och ansvarig för AcadeMedias webb.

– Nästan allt har lagts publikt, däremot har vi fortfarande lösenordsskydd på en del innehåll, som exempelvis beställningar av resor och material som av integritetsskäl behöver skyddas, säger hon.

Webb i tre delar

Intranätet, som tidigare låg som en separat webb, är nu en del av www.academedia.se som fått en rejäl översyn samtidigt som arbetet med medarbetarwebben pågått. Den nya webben är indelad i tre olika delar. En handlar om AcadeMedias utbildningar, en innehåller fakta om AcadeMedia som företag och den tredje delen riktar sig främst till alla 10 000 medarbetare i Sverige. När man skriver in www.academedia.se i sin webbläsare får man upp en startsida där man kan välja vilken av de tre delarna man vill besöka.

– På rutan som leder in till vår medarbetarwebb står det just så, ”mest för våra medarbetare”. För även om vi väljer att öppna upp för utomstående så riktar sig medarbetarwebben även fortsättningsvis främst till personer som jobbar här. Mycket av materialet som ligger där är ju sådant som de behöver i sitt arbete, berättar Paula Hammerskog.

Hon känner inte till att något annat företag valt att gå samma väg.

– Vi har inspirerats av olika myndigheter och organisationer som Karolinska Institutet som har ett liknande upplägg. Vi tror att det är en trend som kommer mer och mer. Det förenklar för medarbetare som slipper hålla på med lösenord och det sänder tydliga signaler om att man är ett öppet och tillgängligt företag, säger hon.

Under uppbyggnad

Webben är fortfarande under uppbyggnad, allt är inte på plats än och en del sidor ska utvecklas ytterligare.

– Vi valde ändå att gå live för en tid sedan men givetvis fortsätter vi att förfina och utveckla allt eftersom. Allt material som tidigare fanns på vårt låsta intranät är överflyttat och vi hoppas att våra medarbetare ska gilla upplägget. Men vi kommer säkert att få en del förbättringsförslag, kanske även från utomstående, sådana tar vi gärna emot, säger Paula Hammerskog.

– Vi har redan fått en del reaktioner, folk har ringt och mailat och varit nästan förskräckta, de vill larma om att allt ligger öppet. När jag då svarar att det är precis så det är tänkt blir de först förvånade, sedan tycker alla jag pratat med att det är helt fantastiskt kul.

Hon tror också att den nya medarbetarwebben kan leda till att fler blir nyfikna på AcadeMedia.

– Om jag exempelvis hade sökt jobb på ett företag hade jag gärna gått in och läst om dem på deras eget intranät, det ger ju en väldigt bra bild av hur det är att jobba där. Gillar jag deras sätt att se på kompetensutveckling? Gillar jag deras tankar om kommunikation? Deras resepolicy? Det är ju här det visar sig hur det är i praktiken. I en platsannons ska de ju sälja företaget, intranätet är ju ett arbetsredskap på riktigt, säger hon.

Klicka här för att komma direkt till AcadeMedias nya medarbetarwebb.

Avslutningsvis lite statistik

– Ett halvår efter lanseringen sa Tove Johnsson, som då tagit över ansvaret för medarbetarwebben, att ”vi har gått från tusen användare i månaden, till tusen besökare en vanlig måndag”. Siffrorna har inte blivit sämre sedan dess, säger Paula Hammerskog.

En vanlig måndag besöks intranätet av ca. 1300 besökare, några av de mest besökta sidorna är Lön, rapportera och attestera, Genvägar, Academys internutbildningar, Tidrapportering och Övriga intranät.