Ökad användning av ramavtal bra för hållbart företagande

Det finns många skäl att använda ramavtal. Det är enklare. Det är billigare. Det är kvalitetssäkrat. I kvalitetssäkringen ligger också en miljödel, AcadeMedia som organisation ska belasta miljön så lite som möjligt.

AcadeMedias inköpschef, Lars Petersson, började i juni 2018 och har mångårig erfarenhet av motsvarande positioner från Hilton Hotels, Scandic Hotels och Swedish Match. Sitt första arbetsår på AcadeMedia har han arbetat mycket med att få fler inom organisationen att använda våra ramavtalsleverantörer.

– Konsekvenserna av att inte göra det är stora. Det blir dyrare, det blir med stor sannolikhet inte det bästa valet ur miljöhänsyn, det ökar också riskerna för korruption, säger Lars Petersson.

– Man ska känna sina leverantörer, men man ska inte använda leverantörer bara på grundval av att man känner dem.

I november 2018 undersökte Lars Petersson hur stor andel av inköpen inom förskolan, grundskolan och gymnasiet i Sverige som gjordes via ramavtal. Förskolan låg på 89 procent, grundskolan på 77 procent och gymnasiet på 60 procent. Under vintern började han göra månatliga analyser av ramavtalsefterlevnaden, analyser som skickats till koncernledningen.

Sex månader senare

Sex månader efter novembermätningen hade samtliga siffror förbättras. Inom förskolan var i maj 2019 andelen inköp via ramavtal 94 procent, grundskolans siffra var 81 procent och gymnasiets 64 procent. I maj var även vuxenutbildningssegmentet med, deras siffra var 60 procent.

Totalsumman som beräkningen gjordes på var cirka 80 miljoner i november och cirka 78 miljoner i maj.

– Förskolan är ett föredöme här, 94 procent är ett mycket bra resultat.

AcadeMedia har 240 ramavtalsleverantörer, inom många branscher har vi flera ramavtal med konkurrerande företag. Att köpa via ramavtal betyder alltså oftast inte att man är hänvisad till en enda leverantör. Det finns undantag från detta, avtalet med resebyrån är ett sådant.

– Vi har bedömt att vi ska använda en och samma resebyrå för alla svenska bokningar. Det är absolut mest effektivt, att ha två olika bokningstjänster skulle dels troligen bli dyrare, dels har jag svårt att tänka mig att någon skulle tycka att det vore bra, säger Lars Petersson.

Ramavtalen är en viktig del av hållbarhetsarbetet eftersom de alltid skrivs efter långa förhandlingar, där en mängd aspekter tas med. Hållbarhet är en viktig del av diskussionerna. Där ingår ibland diskussioner om socialt ansvar hos leverantören, för att kunna teckna ramavtal med oss ska medarbetarna hos leverantören exempelvis ha rätt till kollektivavtal.

Tydlig inköpspolicy

– Ramavtalen är ett utmärkt verktyg för att arbeta mer hållbart. Jag har svårt att se att de som gör enskilda inköp hinner fundera över hållbarhetsaspekter.

AcadeMedias inköpspolicy är mycket tydlig när det gäller ramavtal.

Punkt ett i hur man går till väga är just ”Köp i första hand av en ramavtalsleverantör”.

– Vi ska förbättra sifforna ännu mer. Ju fler som upptäcker hur bra det är med ramavtal, desto enklare kommer det att bli att få våra medarbetare att välja ramavtalen. Vi ska göra det eftersom det är bättre avtal för oss, och för miljön. Vi köper rätt saker, till rätt pris, med hållbarhetsfrågor som en viktig del, säger Lars Petersson.